KHI BẠN MUỐN TIẾP XÚC VÀ TRAO ĐỔI VẤN ĐỀ ĐƯỢC ỦY THÁC

KHI BẠN MUỐN TIẾP XÚC VÀ TRAO ĐỔI VẤN ĐỀ ĐƯỢC ỦY THÁC

Kỹ năng trao đổi trong Ủy thác công việc là một trong những yếu tố cốt lõi đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó tối ưu hóa hiệu suất công việc và giảm thiểu các sai sót. Quá trình trao đổi này cần được thực hiện một cách minh bạch, hiệu quả, và mang tính hợp tác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng trao đổi trong Ủy thác:

1. Các bước thực hiện kỹ năng trao đổi trong Ủy thác
2. Chuẩn bị trước khi trao đổi

• Xác định mục tiêu công việc rõ ràng:
• Đảm bảo bạn đã hiểu rõ nhiệm vụ, kết quả mong đợi, và các nguồn lực liên quan.
• Ví dụ: "Nhiệm vụ này nhằm tăng mức độ tương tác của khách hàng trên mạng xã hội lên 20% trong tháng tới."
• Phân tích đối tượng nhận nhiệm vụ:
• Hiểu khả năng, kỹ năng và phong cách làm việc của nhân viên để điều chỉnh cách trao đổi phù hợp.
• Hiểu mong muốn và định hướng phát triển của nhân viên để lựa chọn Ủy thác phù hợp

2. Bắt đầu buổi trao đổi

• Tạo bầu không khí cởi mở:
• Bắt đầu bằng thái độ tích cực để nhân viên cảm thấy thoải mái và sẵn sàng lắng nghe.
• Ví dụ: "Tôi rất tin tưởng khả năng của bạn và muốn cùng bạn bàn cách thực hiện nhiệm vụ này."
• Đặt bối cảnh rõ ràng:
• Giải thích lý do tại sao công việc này quan trọng và đóng góp thế nào vào mục tiêu chung của tổ chức.
• Ví dụ: "Nhiệm vụ này sẽ giúp công ty tăng nhận diện thương hiệu trong thị trường cạnh tranh."

3. Trình bày chi tiết nhiệm vụ

• Cụ thể hóa công việc:
• Nêu rõ yêu cầu, kết quả mong đợi, thời hạn và các tiêu chí đánh giá.
• Ví dụ: "Bài báo cáo này cần tối thiểu 10 trang, sử dụng dữ liệu từ quý 1, và hoàn thành trước ngày 20/12."
• Xác định quyền hạn và trách nhiệm:
• Làm rõ vai trò của nhân viên, quyền quyết định họ có và trách nhiệm đi kèm.
• Ví dụ: "Bạn có toàn quyền quyết định về cách tổ chức nội dung báo cáo, nhưng cần đảm bảo tuân thủ quy định công ty."
• Hướng dẫn cụ thể:
• Chia nhỏ nhiệm vụ nếu cần và hướng dẫn cách thức thực hiện bước đầu. Việc hướng dẫn tùy thuộc mức độ năng lực thực hiện công việc hiện tại
• Ví dụ: "Bước đầu tiên là thu thập dữ liệu từ phòng kinh doanh và xác minh với kế toán."

4. Khuyến khích sự trao đổi hai chiều

• Hỏi ý kiến và lắng nghe:
• Mời nhân viên đưa ra ý kiến, câu hỏi hoặc thắc mắc về nhiệm vụ được giao.
• Ví dụ: "Bạn có thấy nhiệm vụ này khả thi không? Có điều gì cần tôi hỗ trợ không?"
• Xác nhận hiểu biết:
• Yêu cầu nhân viên diễn đạt lại nhiệm vụ để đảm bảo họ hiểu rõ.
• Ví dụ: "Bạn có thể tóm tắt lại nhiệm vụ để chúng ta đảm bảo không bỏ sót điều gì không?"

5. Đưa ra cam kết và hỗ trợ

• Xây dựng sự đồng thuận:
• Thống nhất về mục tiêu, thời hạn và cách làm việc.
• Ví dụ: "Chúng ta đồng ý rằng nhiệm vụ sẽ hoàn thành vào ngày 20/12 và bạn sẽ báo cáo tiến độ mỗi tuần."
• Cam kết hỗ trợ:
• Nhấn mạnh rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn.
• Ví dụ: "Nếu có bất kỳ vấn đề gì, bạn có thể trao đổi với tôi qua email hoặc hẹn gặp trực tiếp."

1. Kỹ thuật trao đổi hiệu quả
2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu

• Ý nghĩa: Giảm thiểu hiểu nhầm bằng cách diễn đạt đơn giản, cụ thể và trực tiếp.
• Ví dụ: Thay vì nói: "Cần cải thiện hiệu suất dự án," hãy nói: "Tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ thêm 10%."

2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực

• Ý nghĩa: Ánh mắt, nụ cười và giọng nói ấm áp tạo cảm giác thân thiện, xây dựng sự tin cậy.
• Ví dụ: Giao tiếp bằng ánh mắt khi nói chuyện để thể hiện sự quan tâm.

3. Đưa ra câu hỏi mở

• Ý nghĩa: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng, khó khăn hoặc đề xuất.
• Ví dụ: "Bạn có ý tưởng nào để thực hiện công việc này tốt hơn không?"

4. Đặt kỳ vọng thực tế

• Ý nghĩa: Đảm bảo công việc được giao phù hợp với khả năng của nhân viên và nguồn lực hiện có.
• Ví dụ: "Chúng ta có thời hạn 3 tuần, bạn có nghĩ là cần thêm hỗ trợ không?"

5. Phản hồi ngay lập tức khi có sự không rõ ràng

• Ý nghĩa: Xử lý mọi hiểu lầm ngay từ đầu để tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
• Ví dụ: "Tôi nhận thấy bạn hơi băn khoăn về bước này, để tôi giải thích lại chi tiết hơn."

III. Những lưu ý quan trọng

1. Luôn tôn trọng nhân viên: Trao đổi một cách lịch sự, không ra lệnh hoặc áp đặt.
2. Không làm gián đoạn cuộc trò chuyện: Để nhân viên nói hết ý trước khi đưa ra ý kiến.
3. Kiểm tra mức độ hiểu rõ: Hỏi lại để xác minh rằng nhân viên thực sự nắm bắt nhiệm vụ.
4. Cập nhật thông tin thường xuyên: Thường xuyên trao đổi trong suốt tiến trình để đảm bảo sự đồng thuận.
5. Khuyến khích và động viên: Kết thúc buổi trao đổi bằng những lời động viên tích cực.

Ví dụ minh họa về kỹ năng trao đổi trong Ủy thác

1. Tình huống thực tế:
• Nhà quản lý giao nhiệm vụ lập báo cáo tài chính cho nhân viên.
• Quá trình trao đổi diễn ra như sau:
• Quản lý: "Nhiệm vụ này yêu cầu bạn lập báo cáo tài chính quý 4. Bạn cần thu thập dữ liệu từ bộ phận kế toán, sau đó tổng hợp và trình bày trong file Excel. Hạn chót là ngày 15/1."
• Nhân viên: "Tôi sẽ cố gắng hoàn thành. Tuy nhiên, tôi chưa rõ về nguồn dữ liệu cụ thể."
• Quản lý: "Bạn có thể lấy dữ liệu từ hệ thống ERP và kiểm tra lại với phòng kế toán. Tôi sẽ gửi bạn tài liệu hướng dẫn. Có cần thêm hỗ trợ không?"
• Nhân viên: "Vậy là tôi đã rõ. Cảm ơn anh!"
2. Kết quả:
• Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và nhận được sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành.

Kết luận

Kỹ năng trao đổi trong Ủy thác không chỉ giúp nhiệm vụ được giao đúng cách mà còn xây dựng lòng tin và tinh thần hợp tác giữa nhà quản lý và nhân viên. Trao đổi rõ ràng, hiệu quả và hỗ trợ lẫn nhau là chìa khóa để thành công trong mọi dự án.